Habersiz denetimlerde en sık karşılaşılan uygunsuzluklar ve başarıyı arttırmak için neler yapılmalı ?

Habersiz denetimlerin ardındaki mantık  gerçek standartların ve uyum düzeyinin daha objektif bir resmini çizebilmektir. Haberli denetimlerde şirketin hazırlanma süresi vardır. Operasyonun fiziki ve hijyenik standartları denetim günü için yükseltilebilir, gıda güvenliği yönetim sistemi gözden geçirilip güncellenebilir.  Bu durum, şirketin işini ve kontrollerini denetim günü için mümkün olan en iyi şekilde sunmasını sağlar, daha az uygunsuzluk ve daha iyi bir denetim sonucu ile noktalanabilir.

Denetimin habersiz olduğu durumlarda ise şirket,  güne ait standardının ne durumda olduğuna dair bir değerlendirmeye tabi tutulur. Bu yaklaşımda denetçi, tedarikçinin uyum düzeyini ve standartlarının gerçek riskini rapor edebilir, elbette uygunsuzluk ve başarısızlık olasılığı artmaktadır.

Birçok gıda işletmesinde gıda güvenliği sistemleri; yönetim tarzına, tasarlanma sürecine bağlı olarak karmaşık olabilir ve büyük ölçüde kilit personele bağlıdır. Buna bir şirketteki yoğun iş akışını ve sınırlı kaynakları eklediğinizde, işlerin ve görevlerin gözden kaçırılması veya ihmal edilmesi neredeyse kaçınılmazdır.  Habersiz bir denetimde uygunsuzluklarla sonuçlanan durum bu nedenledir.

Habersiz Denetimlerde En çok Karşılaşılan Uygunsuzluklar

• Kayıtlardaki Boşluklar: Günlük rutin kontroller, denetimlerin planlanan zamanda gerçekleştirilmemesi. Örneğin; saatlik kontroller.
• Hijyen ve Operasyon Standartları: Temizlik faaliyetlerinin zamanında tamamlanmaması, üretim ve depolama alanlarındaki fiili temizlik ve hijyenik standartlar. Üretim katında kalan ürün ve ambalajlar, üretim alanlarında biriken atık ve çöp, ekipmanda kalan kontrolsüz kimyasallar ve makine parçaları, kapıların açık tutulması.
• Kişisel Hijyen Standartları: El yıkama uygulamaları, koruyucu kıyafet giyilmemesi veya değiştirilmemesi, takı kullanımı, üretim alanlarında yemek yenilmesi.
• İç Denetimler: Şirket tarafından tanımlanan iç denetim programının gerçekleştirilmemesi.
• Yönetim Gözden Geçirme: HACCP toplantı tutanakları ve yönetim gözden geçirme gibi çeşitli incelemelerin eksikliği.
• Düzeltici Faaliyetler: Düzeltici faaliyet kapatma aksiyonlarının uzun süreler boyunca tamamlanmaması yada eksik olması.

Bunlar, gözlenen en yaygın sorunlardan yalnızca bir kaçıdır. Şirketlerin habersiz denetimlere hazırlanmaları için önerilerimiz şunlardır;

Üçüncü taraf denetim prosedürünüz hazır mı?

Tüm yönetim ekibi denetim prosedürüne hakim mi? Hiç habersiz iç tetkik planladınız mı? İç tetkikleri habersiz gerçekleştirmek, denetçi geldiğinde kendinizi daha hazırlıklı ve daha az endişeli hissetmenize, yönetimin de daha tecrübeli olmasına yardımcı olacaktır. Yönetim ekibi ve gıda güvenliği ekibi plana aşina olmalıdır. Görev dağılımı yapılmalıdır. Örneğin evrak sorumlusu; bu kişi denetçinin talep ettiği kayıtları getirmekten sorumlu olmalı, mutlaka başka bir kişi de denetçiye rehberlik etmelidir. Güvenlik ile denetçi kapıya geldiğinde iletişimin hızlı yürümesi için bir iletişim sorumlusu seçilmeli ve güvenlik personeli direkt o kişiye haber vermelidir. En önemlisi günlük görevlerin tamamlandığından ve doğrulandığından emin olmaktır, denetçinin talep ettiği tüm kayıtların tamamlandığını veya yerinde düzeltici bir işlem yapılacağını bilmek denetim endişenizi azaltacaktır.

Özet olarak; Bir plan yapın, uygulayın ve kontrol edin PUKO vazgeçilmeziniz olsun.